Área de Registro Académico

MANUAL PARA PROCESOS DE REINGRESO A PRIMER SEMESTRE, REINGRESO A SEMESTRES SUPERIORES, TRASLADO, REINGRESO CON TRASLADO Y CAMBIO DE SEDE  

SEGUNDO PERÍODO ACADÉMICO DE 2023 

SEDE CALI Y SEDES REGIONALES 

Este manual tiene como propósito dar a conocer el procedimiento adoptado por la Universidad del Valle para realizar el proceso de solicitud de reingreso a primer semestre, reingreso a semestres superiores, traslado, reingreso con traslado y cambios de sede de los estudiantes de los Programas Académicos de Pregrado. 

Algunas definiciones importantes a tener en cuenta se muestran a continuación: 

El proceso de Solicitud de Reingreso en SIRA incluye las siguientes situaciones: 

• Reingreso a Primer Semestre:  Cuando un estudiante de primer semestre haya cancelado regularmente su matrícula y decida retirarse de la Universidad por un período académico, su reingreso al mismo Programa Académico sólo podrá efectuarse mediante la solicitud oportuna ante la División de Admisiones y Registro Académico, en las fechas que establezca la Universidad en su Calendario Académico. De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Estudiantil de Pregrado en su artículo 73 Acuerdo No. 009 Noviembre 13 de 1997 C.S. 

Únicamente podrá solicitar reingreso a los programas académicos ofrecidos para el segundo período de 2023 en la Sede Cali y Sedes Regionales. 

• Consulte el listado de programas de la Sede Cali aquí en la opción Pregrado Bachilleres, Cali y seleccione oferta académica 2023-2

• Consulte el listado de programas de las Sedes Regionales aquí en la opción Pregrado Bachilleres, Sede y seleccione oferta académica 2023-2

Para retomar el cupo en la Universidad, el estudiante que cancela su primer semestre tiene un tiempo determinado por el Reglamento Estudiantil y corresponde al semestre siguiente, al que se ofrece el programa (misma sede, programa y jornada en que registró su última matrícula académica) 

• Reingreso a Semestres Superiores al Primero: Autorización para que un estudiante efectúe Matrícula Académica después de que ha dejado de hacerlo por uno o más períodos académicos. 


• Reingreso con Traslado: Proceso mediante el cual un estudiante podrá solicitar un Reingreso a semestres superiores al primero a un Programa Académico, Sede o Jornada diferente al que estuvo vinculado antes de su retiro. (Sólo aplica para estudiantes inactivos matriculados en semestres superiores al primero). 

El proceso de Solicitud de Traslado en SIRA incluye las siguientes situaciones: 

• Cambio de Programa: proceso mediante el cual un estudiante matriculado en un programa académico de la Universidad solicita la autorización de cambio a un programa distinto al que se encuentra matriculado. 


• Cambio de Sede: proceso mediante el cual un estudiante matriculado en un programa académico de la Universidad solicita la autorización de cambio de Sede al mismo programa en que se encuentra matriculado. 


• Cambio de Jornada: proceso mediante el cual un estudiante matriculado en un programa académico de la Universidad solicita la autorización de cambio de Jornada al mismo programa en que se encuentra matriculado. 


• Cambio de Sede con Traslado: proceso mediante el cual un estudiante matriculado en un programa académico de la Universidad solicita la autorización de cambio de Sede a un programa académico distinto al que se encuentra matriculado. 

Publicación de este manual: Mayo 24 de 2023

Los pasos para realizar el proceso por parte de los estudiantes son los siguientes:

El estudiante podrá consultar el resultado de su solicitud de reingreso a partir de las 3:00 p.m. del 29 de junio de 2023. Para consultar el resultado de la solicitud de reingreso debe ingresar al Sistema de Registro Académico y Admisiones - SIRA con su usuario* y contraseña.

*Usuario: Código de estudiante (7 dígitos) - Código de programa académico
Ejemplo: Si el código de estudiante es 202144601, el login es 2144601-7550

La contraseña es la misma que utilizó para realizar la solicitud. En caso de que haya olvidado su contraseña, debe ingresar aquí. Inmediatamente, le será remitido al correo electrónico que tenga asociado en el Sistema, un enlace para la asignación de la contraseña. Si presenta algún inconveniente, puede escribir a sistemas.registro@correounivalle.edu.co, indicando su nombre completo, número de documento de identidad, código de estudiante y nombre del programa académico.

Una vez en SIRA, debe hacer clic en el icono “Proceso de Reingreso o Traslado” y se desplegará una constancia donde se le indicará si la solicitud fue aprobada o rechazada. Guarde o imprima la constancia con el resultado de su solicitud, como único documento válido en caso de reclamación posterior. La consulta de la constancia con el resultado de la solicitud estará disponible hasta el 1 de septiembre de 2023, por tal razón se recomienda imprimir o guardar toda la información que aparece en la constancia.

1. Si su solicitud no fue aprobada y desea más información, debe comunicarse con la Dirección del Programa Académico. En la página web http://registro.univalle.edu.co/correos podrá encontrar los correos electrónicos de los programas académicos de pregrado de Cali y Sedes.
2. Si su solicitud para el período Agosto - Diciembre 2023 fue aprobada, debe realizar los siguientes pasos:
   
   
   1. PAGO DE LOS DERECHOS ECONÓMICOS

Descargar el recibo de pago a partir del 17 de julio de 2023 en la página web de Matrícula Financiera en http://matriculafinanciera.univalle.edu.co/ o ingresando directamente desde la plataforma MATFIN https://proxse25.univalle.edu.co/login y pagar el valor correspondiente en las fechas y Bancos estipulados.

• Para descargar el recibo de pago de matrícula financiera, podrá acceder a descargarlo con la misma contraseña que asignó al momento de registrar la solicitud. Si perdió u olvidó su contraseña consulte el siguiente enlace: Cómo descargar recibo de pago

Tenga en cuenta que la contraseña que usted asigne para descargar el recibo de pago le servirá para ingresar a realizar su matrícula académica.

• Si al realizar la descarga no aparece disponible el recibo de pago, favor comunicarse con la Secretaría Académica de la sede correspondiente, para revisar su caso. Debe realizar la impresión del recibo de pago en una impresora láser.


• Fecha límite para el pago de matrícula financiera:
  • Sin recargo: Hasta el 31 de julio de 2023
  • Con recargo: Hasta el 1 de agosto de 2023

Nota: Si en el sistema no se encuentra a Paz y Salvo financieramente en los semestres anteriores que usted haya cursado, no se generará el recibo de pago y por lo tanto no se podrá matricular académicamente.

2. VERIFICACIÓN DE DEUDAS Y REGISTRO DE PAZ Y SALVOS

Antes de realizar su matrícula académica, consulte el estado de sus deudas a través de la página http://registro.univalle.edu.co/matricula-pregrado, icono Consulta tus Deudas. Al realizar la consulta podrá obtener los datos de contacto de cada dependencia para ponerse a paz y salvo. Las deudas de Matrícula Financiera, las podrá consultar en el enlace https://proxse25.univalle.edu.co/consultar_deuda/. En caso de presentar deuda, comuníquese con la dependencia que corresponda y gestione el Paz y Salvo, en los horarios y canales de atención establecidos por cada oficina durante las fechas que se establezcan en el calendario académico de las sedes regionales para el período II-2023 en http://registro.univalle.edu.co/calendarios.

Recuerde que para realizar la matrícula académica debe encontrarse a PAZ Y SALVO con todas las dependencias de la Universidad del Valle.

3. MATRÍCULA ACADÉMICA

Consulte la información del procedimiento a seguir para su Matrícula Académica, según la solicitud que le fue aprobada:

1. Estudiantes de Reingreso a Primer Semestre

El primer día de matrícula académica, el estudiante con el acompañamiento de su docente de apoyo al Programa Académico, registrará la matrícula académica correspondiente al primer semestre en el período agosto - diciembre 2023. Debe verificar el horario en que le corresponde hacer la matrícula académica de acuerdo con el código de estudiante, consultando la página http://registro.univalle.edu.co/matricula-pregrado opción Fecha de Matrícula Académica. Tenga en cuenta que debe acceder con su usuario (7 últimos números del código de estudiante y código de programa académico, separados por un guión Ej:1835698-3748) y la contraseña que asignó para acceder al sistema a descargar el recibo de pago.

Podrá llevar a cabo su matrícula académica, siempre y cuando usted haya realizado los pasos anteriores y tenga cancelado el recibo de matrícula financierao se encuentre habilitado financieramente para el período agosto - diciembre 2023. Para más información comuníquese con el Área de Matrícula Financiera de su sede regional.

Una vez realizada su matrícula académica, descargue y guarde el Tabulado de Matrícula Académica ingresando al Sistema de Registro Académico y Admisiones - SIRA para cerciorarse que matriculó las asignaturas que debe cursar en primer semestre.

Consulte próximamente el Calendario Académico autorizado por el Consejo Académico para el período agosto - diciembre 2023. en http://regisro.univalle.edu.co/calendarios

Si requiere más información comuníquese con su Programa Académico en el horario y canal de atención establecido por el Programa Académico. En la página web http://registro.univalle.edu.co/correos podrá encontrar los correos electrónicos de los Programas Académicos de Pregrado Cali y Sedes.

2. Estudiantes de Reingreso a semestres superiores al primero, Reingreso a semestres superiores al primero con Traslado, Traslado y Cambio de Sede entre las Sedes Regionales

Para realizar la matrícula académica es necesario haber realizado los anteriores pasos.  Consulte próximamente el Calendario Académico autorizado por el Consejo Académico para el período agosto - diciembre 2023. en http://registro.univalle.edu.co/calendarios

Debe verificar el día y horario en que le corresponde hacer la matrícula académica de acuerdo con el código de estudiante, consultando la página http://registro.univalle.edu.co/matricula-pregrado opción Fecha de Matrícula Académica. En esta página web podrá ingresar al Sistema de Registro Académico y Admisiones – SIRA, accediendo por la sede correspondiente.

Si requiere asesoría para la matrícula académica, debe comunicarse con el Docente de apoyo del Programa Académico en el horario y canal de atención establecido por el Programa Académico.  En la página web http://registro.univalle.edu.co/correos podrá encontrar los correos electrónicos de los Programas Académicos de Pregrado Cali y Sedes.

Si el estudiante no se matricula en las fechas definidas en el calendario académico, el Reingreso y/o Traslado será eliminado del Sistema de Registro Académico y Admisiones - SIRA, siendo posible que realice una nueva solicitud en un período posterior, según lo establecido en el Reglamento Estudiantil de Pregrado Acuerdo No. 009 Noviembre 13 de 1997 C.S. y en las fechas que defina el Consejo Académico para este proceso.

4. CARNÉ ESTUDIANTIL

Una vez haya realizado su matrícula académica y requiera tramitar un duplicado de carné estudiantil por cambio de programa académico o sede regional, debe solicitar la información de los pasos a seguir en la Sede Regional correspondiente.

5. INICIO DE CLASES:

Consulte esta fecha y demás actividades del período académico, en el calendario académico que se establezca para los programas académicos de Pregrado que se ofrecen en las Sedes Regionales para el período académico agosto - diciembre 2023 en http://registro.univalle.edu.co/calendarios

INFORMACIÓN PARA EXTRANJEROS

Antes del proceso de matrícula académica, el estudiante debe enviar al correo electrónico matricula.academica@correounivalle.edu.co, los siguientes documentos escaneados con una resolución de 300 ppp, a color y ampliados al 150% por ambos lados en una misma hoja con orientación vertical por tipo de documento compilado en un solo archivo en formato PDF. El tamaño del archivo no debe superar las 2 MB, según sea el caso:

• Cédula de Extranjería legible, pasaporte acompañado de la Visa Vigente que le conceda el permiso de estudio (Tipo M, V o R) o la que haga sus veces, en caso tal, la Visa debe estar autorizada para la Universidad del Valle. En caso de no tener la Cédula de Extranjería, deberá entregar el Pasaporte con la Visa de Estudiante Vigente autorizada para la Universidad del Valle en un solo archivo en formato PDF, documento que debe estar inscrito en el Registro de Extranjeros de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, para tramitar la Cédula de Extranjería, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Para mayor información, consulte la página web http://www.migracioncolombia.gov.co/. Luego de realizar el registro de extranjeros, deberá entregar en PDF la Certificación del estado de Cédula de Extranjería que puede descargar de la página web de Migración Colombia.


• Si es extranjero de nacionalidad venezolana y tiene expedido el Permiso por Protección Temporal (PPT), debe entregar el Permiso por Protección Temporal (PPT) vigente y el Pasaporte acompañado de la Cédula de Identidad Venezolana en un solo archivo en formato PDF. En caso que no tenga expedido el Permiso por Protección Temporal (PPT) y cuenta con Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente, debe presentar el Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente y el pasaporte acompañado de la Cédula de Identidad Venezolana en un solo archivo en formato PDF. 

Tenga en cuenta que:

Presentar estos documentos vigentes, es requisito indispensable para el registro de su matrícula académica.

NOTA: SI EL ESTUDIANTE NO ENTREGA ESTOS DOCUMENTOS, NO PODRÁ MATRICULARSE EN EL RESPECTIVO PERÍODO ACADÉMICO.

Fecha de publicación: Junio 28 de 2023