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Área de Registro Académico

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Imagen del proceso registro Académico

El carné estudiantil es el documento que lo acredita como estudiante matriculado de la Universidad del Valle, debe ser presentado para acceder a diferentes servicios dentro del campus: Biblioteca, Cafeterías, Salas de Cómputo, Servicio Médico Universitario, Odontología, Centro Deportivo Universitario y Porterías.

¿Dónde lo obtengo?

Si es estudiante de primer semestre le será entregado en la Dirección del Programa Académico en el transcurso del período académico.

El carné se vence semestralmente, por lo tanto, a partir del segundo semestre debe renovarse en la Dirección de su Programa Académico, al inicio de cada período académico, si realiza su matrícula en las fechas establecidas.

Si efectúa su matrícula académica en el periodo de adiciones y cancelaciones, debe actualizar el carné en la ventanilla de Registro Académico.

¿Cómo tramitar un duplicado de carné?

Solicítelo a través del correo electrónico matricula.academica@correounivalle.edu.co con el asunto DUPLICADO DE CARNÉ ESTUDIANTIL, enviando los siguientes datos y documentos soportes, así:

  1. Información del Solicitante: 
  • Código de Estudiante (nueve dígitos, incluyendo la centuria)
  • Apellidos
  • Nombres Completos
  • Tipo Documento de Identidad (C.C., T.I., C.E., PTE.)
  • Número de Identidad
  • Código y Nombre del Programa Académico
  • Sede
  • Teléfono Fijo
  • Teléfono Celular
  • Email Institucional
  • Motivo de la Solicitud:
    • Pérdida
    • Deterioro: Entregar carné deteriorado
    • Traslado: Cambio de Programa, debe entregar el carné del programa anterior
    • Cambio de Nombre: Presentar además del carné original, los siguientes documentos escaneados en los cuales debe figurar su nuevo nombre: Registro Civil y Escritura Pública. Consulte el procedimiento que debe seguir aquí
    • Otro: Debe indicar el motivo
  1. Adjuntar Fotografía digital reciente con excelente calidad de resolución y con las siguientes especificaciones:
  • Tamaño 3x4 cm (si va a escanear, verifique que solo se envíe el área de la fotografía, no toda la hoja ni bordes que no concuerden con el área de la foto)
  • Formato: jpg (Imagen)
  • Nombre Archivo:  Código de Estudiante (nueve dígitos, incluyendo la centuria)
  • A color con fondo blanco en un solo tono
  • Sin bordes negros ni textos sobre la imagen
  • Rostro de frente a la cámara y con postura para carné
  • Cabeza completa y centrada.  Rostro neutro  
  • Cabello u otros accesorios no deben cubrir el rostro (es importante no llevar ningún tipo de gorras, sombreros o cualquier otra prenda similar como accesorios llamativos).
  • No deben salir destellos en la foto
  • No debe estar borrosa, ni pixelada, con manchas o textos 
  • Consulte Guía Fotografía
  1. Adjuntar recibo de pago por concepto duplicado de carné, en formato pdf (3% del valor del salario mínimo mensual legal vigente). A continuación podrá liquidar el recibo de pago y pagarlo en línea o a través de los medios establecidos en el portal de pagos de la Universidad. Tenga en cuenta seleccionar el nivel académico que le corresponde:
    ServicioTarifa* 

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL ESPECIALIZACIÓN

    $30.000Pague Aquí

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL MAESTRÍA

    $30.000Pague Aquí

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL DOCTORADO Y POSDOCTORADO

    $30.000Pague Aquí
    *Resolución Rectoría No. 3.695 Dic 20/2019
  2. Entregar carné anterior al momento de reclamar el duplicado de carné (Si su solicitud es por deterioro, modificaciones en el nombre u otros datos, traslado de Programa o cambio de fotografía). Si es por pérdida debe indicarlo

IMPORTANTE:

  • El duplicado de carné se entrega aproximadamente en veinte (20) días hábiles, contados a partir de la radicación de  la solicitud con todos los soportes completos. Se le informará  vía correo electrónico la cita (fecha y hora) para reclamar su carné.
  • El estudiante debe reclamarlo personalmente con el documento de identidad original. Si no puede hacerlo, podrá enviar a un tercero con carta de autorización debidamente firmada, a la cual debe adjuntar copia del documento de identidad del estudiante.

Se entiende por equivalencia de asignaturas o actividades académicas para un Programa Académico de Posgrado, el reconocimiento y acreditación de asignaturas o actividades académicas de Posgrado, cursadas en otro Programa de estudios de la Universidad del Valle o en otra Institución de Educación Superior.

Cada Comité de Programa Académico establece las equivalencias, teniendo en cuenta criterios como: contenidos, intensidad horaria, créditos, tipo de asignatura, metodología, tiempo transcurrido desde que la asignatura o actividad fue cursada.

Las equivalencias serán definidas en casos de admisión, transferencia o readmisión del aspirante.

La validación es la prueba por una sola vez en una asignatura que se realiza a un estudiante regular para determinar el conocimiento que tiene de ella con el objeto de ser eximido de cursarla. 

Para presentarse a pruebas de validación se requiere:

  1. Estar matriculado en el período académico durante el cual solicita validar.  
  2. Tener autorización del Comité de Programa Académico que ofrece la asignatura o actividad académica.
  3. Cancelar en Tesorería de la Universidad los derechos correspondientes.
  • No se podrán validar asignaturas que hayan sido perdidas en ésta u otras instituciones.
  • El estudiante que no apruebe la validación deberá cursar la asignatura en calidad de repitente.
  • En ningún caso podrán validarse más del 40% de las asignaturas que deben cursarse para optar a un título de posgrado.

Según lo establecido en el Artículo 22 del Reglamento Estudiantil de Posgrado, Acuerdo 007 de 1996 del Consejo Superior, el estudiante de Posgrado puede cancelar su matrícula académica de forma ordinaria durante el transcurso del primer tercio del período académico vigente. La fecha límite para registrar la solicitud es establecida semestralmente en el calendario académico expedido por la Vicerrectoría Académica, que puede consultarse en Calendarios o en las carteleras de los Programas Académicos.

Procedimiento:

  1. Para realizar la solicitud, el estudiante debe encontrarse a paz y salvo con todas las dependencias de la Universidad. Consulte aquí el estado de deudas y los datos de contacto de las dependencias para colocarse a paz y salvo.
  2. Teniendo en cuenta la fecha límite, diligenciar la solicitud de cancelación ingresando con su login y contraseña de estudiante a SIRA al icono  “Registrar Solicitud Cancelación de Matrícula Académica“.  Antes de ingresar, revise detenidamente la guía para el proceso en SIRA. Después, ingrese su solicitud aquí.
  3. Al guardar la solicitud de cancelación, el sistema le despliega una constancia de Solicitud de Cancelación Ordinaria de Matrícula Académica que debe descargar y conservar como único documento válido en caso de reclamación posterior.
  4. El tiempo de respuesta para la solicitud de Cancelación Ordinaria de Matrícula Académica es de 10 días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud, si se encuentra a paz y salvo con las dependencias de la Universidad
  5. Para reiniciar estudios el estudiante debe solicitar reingreso vía web en las fechas que establezca la Universidad para el siguiente periodo académico, a través de la página web https://admisiones.univalle.edu.co, previo cumplimiento de la reglamentación vigente (Capítulo XV del Acuerdo 007-1996 C.S. y Acuerdo 012-2014 C.S.), la cual puede ser consultada en http://registro.univalle.edu.co/normativas. Para consultar los Calendarios Académicos ingrese en http://registro.univalle.edu.co/calendarios.

Transcurrido el 33%  del  período académico,  sólo el Consejo de Facultad, por recomendación del Comité del Programa al cual pertenece el estudiante, podrá autorizar al Área de Registro Académico la cancelación extemporánea de la matrícula académica del período académico vigente.  Las cancelaciones de matrícula académica, solicitadas después del primer tercio del período académico, deberán ser ampliamente sustentadas y causarán, por su tratamiento extemporáneo, derechos económicos correspondientes al 20% del salario mínimo mensual legal vigente.

Sólo se aceptarán cancelaciones durante el último tercio del período académico en caso de enfermedad que incapacite al estudiante, debidamente certificada por el Servicio Médico Universitario o por grave incompatibilidad laboral para continuar los estudios.

Para realizar la cancelación extemporánea de matrícula académica debe presentar ante la Dirección de Programa Académico una solicitud con los soportes que sustenten la extemporaneidad y los siguientes documentos:

  1. Formato diligenciado de la Solicitud de Cancelación Extemporánea de Matrícula. Este formato puede encontrarse en la página web de Registro Académico ingresando en la opción de Formatos.
  2. El recibo de pago de extemporaneidad académica (20% del valor del salario mínimo mensual legal vigente). A continuación podrá liquidar la extemporaneidad académica y realizar el pago en línea o a través de los medios establecidos en el portal de pagos de la Universidad. Tenga en cuenta seleccionar el nivel académico que le corresponde:
    ServicioTarifa* 

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE ESPECIALIZACIÓN

    $200.000Pague Aquí

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE MAESTRÍA

    $200.000Pague Aquí

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE  DOCTORADO Y POSDOCTORADO

    $200.000Pague Aquí
    *Resolución Rectoría No. 3.695 Dic 20/2019
  3. Para que su solicitud sea procesada usted debe encontrarse a paz y salvo con las dependencias de la Universidad. Puede consultar el estado de sus deudas y los datos de contacto de cada dependencia para colocarse a paz y salvo aquí
  4. En caso de tener deudas con la División de Bibliotecas, Matrícula Financiera, Vicerrectoría de Bienestar Universitario o alguna dependencia en la Facultad, es necesario  cancelar la deuda y adjuntar el paz y salvo. Si usted se encuentra a paz y salvo, adjunte capturas de pantalla (legibles) con la fecha de la consulta realizada en el Sistema de Registro Académico - SIRA y en el Sistema de Matrícula Financiera, para aportar como documentos soportes al programa
  5. Para obtener mayor información sobre las deudas con el Área Matrícula Financiera, debe comunicarse al siguiente correo electrónico posgrados.financiera@correounivalle.edu.co o visite https://matriculafinanciera.univalle.edu.co/ para solicitar la constancia con el paz y salvo del Área de Matrícula Financiera para entregar como soporte al programa.

Si la Solicitud es recomendada por el Comité de Programa Académico y aprobada por el Consejo de Facultad, este último enviará al Área de Registro Académico la documentación antes mencionada, para registrar el trámite autorizado en el Sistema de Registro Académico - SIRA.

Para presentar el cambio de nombres, apellidos, documento de Identidad y/o sexo; debe enviar la solicitud al correo electrónico: matricula.academica@correounivalle.edu.co, con el asunto: CAMBIO DE NOMBRE,  APELLIDOS, DOCUMENTO DE IDENTIDAD o SEXO (según corresponda),  adjuntando la siguiente información y documentación en formato digital pdf:

Información del solicitante: 

  • Código(s) de estudiante
  • Apellidos
  • Nombres
  • Tipo de documento de identidad (Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, Pasaporte o Cédula de Extranjería)
  • Número de documento de identidad
  • Nombre del (los) programas académico(s)
  • Sede(s)
  • Teléfono Fijo
  • Teléfono Celular
  • Email Institucional
  • Email Personal 

Documentación:

  • Documento de Identidad (nuevo) – Obligatorio
  • Documento de Identidad (anterior) – Obligatorio
  • Registro Civil de Nacimiento (Con las observaciones registradas) - Obligatorio
  • Documento Legal (Escritura pública que indica el cambio o sentencia de Juzgado de familia) - Obligatorio
  • Posgrado: Diploma Profesional con el nuevo nombre – Opcional  
  • Documento expedido por la Registraduría Nacional donde certifique corrección de errores en expedición de documentos. Únicamente si se trata de errores en expedición de documentos de la Registraduría.

Nota: El cambio de nombres y apellidos, documento de Identidad y/o sexo, se efectuará en todos los historiales académicos del solicitante. 

Respecto a los estudiantes activos, se notificará a todas las dependencias de la Universidad del Valle, incluida la Oficina de Informática y Telecomunicaciones – Oitel, para modificar el correo electrónico institucional, en caso de ser necesario.

​Cambio de Carné estudiante activo

Si el cambio corresponde a un estudiante activo, puede realizar el trámite de cambio de carné estudiantil de acuerdo al procedimiento que puede consultar aquí

Cambio de carné graduado

Si el cambio corresponde a un estudiante graduado, podrá  realizar el trámite de cambio de carné de graduado, según el procedimiento que puede consultar aquí