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Área de Registro Académico

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Imagen del proceso registro Académico

El Carné estudiantil es el documento que lo acredita como estudiante matriculado de la Universidad del Valle, debe ser presentado para acceder a diferentes servicios dentro del campus: Biblioteca, Cafeterías, Salas de Cómputo, Servicio Médico Universitario, Odontología, Centro Deportivo Universitario y Porterías.

¿Dónde lo obtengo?

Si es estudiante de primer semestre, en el recibo de pago de la primera matrícula está incluido su valor y le será entregado en la Dirección del Programa Académico, aproximadamente en la segunda semana de clases.

El Carné se vence semestralmente, por tanto a partir del segundo semestre debe renovarse en la Dirección de su Programa Académico, al inicio de cada período académico, si realiza su matrícula en las fechas establecidas.

Si efectúa su Matrícula Académica de forma extemporánea, debe actualizar el carné en la Ventanilla de Matrícula Académica.

¿Cómo tramito un duplicado de carné?

Solicítelo en la ventanilla de atención de Matrícula Académica de la División de Admisiones y Registro Académico, ubicada en el primer piso del edificio E1 (Administración Central), en el horario de 8:00 a.m. - 12:00 m.   y  2:00 p.m. - 4:00 p.m., adjuntando los siguientes documentos:

  1. Formato de Solicitud Duplicado de Carné Estudiante Activo, diligenciado completamente e indicando el motivo por el cual se solicita, así:
  • Pérdida: Debe indicar lo pertinente
  • Deterioro: Adjuntar carné deteriorado
  • Cambio de Nombre: Presentar además del carné original, copia de los siguientes documentos en los cuales debe figurar su nuevo nombre: Registro Civil y Escritura Pública. 
  • Otro: Debe indicar el motivo
  1. Fotografía reciente en papel fotográfico, en perfecto estado y con las siguientes especificaciones:
  • Tamaño 3x4 cm
  • A color con fondo blanco en un solo tono
  • Toma Frontal y con postura para carné
  • Cabeza completa y centrada.  Rostro neutro  
  • Cabello u otros accesorios no deben cubrir el rostro
  1. Recibo de pago original del duplicado de carné (3% del valor del salario mínimo mensual legal vigente), el cual puede cancelar en la Tesorería de la Universidad o liquidar el desprendible y realizar el pago a través del Portal de Recaudos en línea o en el Banco de Bogotá. Seleccione el nombre del servicio, según sea el caso:
    ServicioTarifa* 

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL ESPECIALIZACIÓN

    $27.300Pague Aquí

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL MAESTRÍA

    $27.300Pague Aquí

    DUPLICADO CARNÉ ESTUDIANTIL DOCTORADO Y POSDOCTORADO

    $27.300Pague Aquí
    *Resolución Rectoría No. 3.695 Dic 20/2019
  2. Carné anterior (Si es por deterioro, modificaciones en el nombre u otros datos o cambio de fotografía). Si es por pérdida debe indicarlo.

IMPORTANTE:

  • El duplicado de carné se entrega aproximadamente en veinte días hábiles, después de radicada la solicitud, para lo cual se le notificará vía correo electrónico.
  • El estudiante debe reclamarlo personalmente con el documento de identidad original y la copia del recibo de pago.  Si no puede hacerlo, podrá enviar a un tercero con carta de autorización debidamente firmada, a la cual debe adjuntar copia del documento de identidad del estudiante y copia del recibo de pago.
  • Los estudiantes activos deben presentar su nuevo carné en la Dirección del Programa Académico para que le sea colocada la viñeta (sticker) de actualización.
  • Debido a las condiciones de Salud Pública causadas por el COVID-19 y la modalidad de trabajo en casa de las dependencias de la Universidad, el Área de Registro Académico retomará la recepción de solicitudes de duplicado de carné, una vez las Directivas normalicen la atención al público de forma presencial en el Campus Meléndez. Se estará comunicando cualquier novedad a través de nuestra página web.

Se entiende por equivalencia de asignaturas o actividades académicas para un Programa Académico de Posgrado, el reconocimiento y acreditación de asignaturas o actividades académicas de Posgrado, cursadas en otro Programa de estudios de la Universidad del Valle o en otra Institución de Educación Superior.

Cada Comité de Programa Académico establece las equivalencias, teniendo en cuenta criterios como: contenidos, intensidad horaria, créditos, tipo de asignatura, metodología, tiempo transcurrido desde que la asignatura o actividad fue cursada.

Las equivalencias serán definidas en casos de admisión, transferencia o readmisión del aspirante.

La validación es la prueba por una sola vez en una asignatura que se realiza a un estudiante regular para determinar el conocimiento que tiene de ella con el objeto de ser eximido de cursarla. 

Para presentarse a pruebas de validación se requiere:

  1. Estar matriculado en el período académico durante el cual solicita validar.  
  2. Tener autorización del Comité de Programa Académico que ofrece la asignatura o actividad académica.
  3. Cancelar en Tesorería de la Universidad los derechos correspondientes.
  • No se podrán validar asignaturas que hayan sido perdidas en ésta u otras instituciones.
  • El estudiante que no apruebe la validación deberá cursar la asignatura en calidad de repitente.
  • En ningún caso podrán validarse más del 40% de las asignaturas que deben cursarse para optar a un título de posgrado.

Según lo establecido en el Artículo 22 del Reglamento Estudiantil de Posgrado, Acuerdo 007 de 1996 del Consejo Superior, el estudiante de Posgrado puede cancelar su matrícula académica de forma ordinaria durante el transcurso del primer tercio del período académico vigente. La fecha límite para registrar la solicitud es establecida semestralmente en el calendario académico expedido por la Vicerrectoría Académica, que puede consultarse en Calendarios o en las carteleras de los Programas Académicos.

Procedimiento:

  1. Para realizar la solicitud, el estudiante debe encontrarse a paz y salvo con todas las dependencias de la Universidad. Consulte aquí el estado de deudas y los datos de contacto de las dependencias para colocarse a paz y salvo.
  2. Teniendo en cuenta la fecha límite, diligenciar la solicitud de cancelación ingresando con su login y contraseña de estudiante a SIRA al icono  “Registrar Solicitud Cancelación de Matrícula Académica“.  Antes de ingresar, revise detenidamente la guía para el proceso en SIRA. Después, ingrese su solicitud aquí.
  3. Al guardar la solicitud de cancelación, el sistema le despliega una constancia de Solicitud de Cancelación Ordinaria de Matrícula Académica que debe descargar y conservar como único documento válido en caso de reclamación posterior.
  4. El tiempo de respuesta para la solicitud de Cancelación Ordinaria de Matrícula Académica es de 10 días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud, si se encuentra a paz y salvo con las dependencias de la Universidad
  5. Para reiniciar estudios el estudiante debe solicitar reingreso vía web en las fechas que establezca la Universidad para el siguiente periodo académico, a través de la página web https://admisiones.univalle.edu.co, previo cumplimiento de la reglamentación vigente (Capítulo XV del Acuerdo 007-1996 C.S. y Acuerdo 012-2014 C.S.), la cual puede ser consultada en http://registro.univalle.edu.co/normativas. Para consultar los Calendarios Académicos ingrese en http://registro.univalle.edu.co/calendarios.

Transcurrido el 33%  del  período académico,  sólo el Consejo de Facultad, por recomendación del Comité del Programa al cual pertenece el estudiante, podrá autorizar al Área de Registro Académico la cancelación extemporánea de la matrícula académica.  Las cancelaciones de matrícula académica, solicitadas después del primer tercio del período académico, deberán ser ampliamente sustentadas y causarán, por su tratamiento extemporáneo, derechos económicos correspondientes al 20% del salario mínimo mensual legal vigente.

Sólo se aceptarán cancelaciones durante el último tercio del período académico en caso de enfermedad que incapacite al estudiante, debidamente certificada por el Servicio Médico Universitario o por grave incompatibilidad laboral para continuar los estudios.

Para realizar la cancelación extemporánea de matrícula académica debe presentar ante la Dirección de Programa Académico una solicitud con los soportes que sustenten la extemporaneidad y los siguientes documentos:

  1. Formato diligenciado de la Solicitud de Cancelación Extemporánea de Matrícula. Este formato puede encontrarse en la página web de Registro Académico ingresando en la opción de Formatos.
  2. El carné estudiantil. Dada la medida de aislamiento por prevención de contagio del COVID-19 y la modalidad de trabajo en casa de las dependencias de la Universidad, indique en el formato que no entrega el carné estudiantil por aislamiento por prevención COVID-19. En caso de pérdida o extravío, indicarlo en el formato.
  3. El recibo de pago de extemporaneidad académica (20% del valor del salario mínimo mensual legal vigente). Seleccione el nombre del servicio, según sea el caso, para liquidar el desprendible y realizar el pago a través del Portal de Recaudos en línea o en el Banco de Bogotá:
    ServicioTarifa* 

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE ESPECIALIZACIÓN

    $181.750Pague Aquí

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE MAESTRÍA

    $181.750Pague Aquí

    EXTEMPORANEIDAD POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE  DOCTORADO Y POSDOCTORADO

    $181.750Pague Aquí
    *Resolución Rectoría No. 3.695 Dic 20/2019
  4. Debe encontrarse a paz y salvo con las dependencias de la Universidad. Consulte el estado de sus deudas y los datos de contacto de cada dependencia para colocarse a paz y salvo aquí
  5. En caso de tener deuda con las dependencias: Biblioteca, Matrícula Financiera, Bienestar Universitario y Coordinación Académica de Facultad/Instituto, favor contactarlos para ponerse a paz y salvo y adjuntar soporte de paz y salvo. Si usted se encuentra a paz y salvo, adjunte una captura de pantalla (legible) con la fecha de la consulta realizada en el Sistema de Registro Académico - SIRA, para aportar como documento soporte al programa.
  6. Para obtener información sobre deudas de Matrícula Financiera, debe comunicarse al siguiente correo electrónico posgrados.financiera@correounivalle.edu.co y solicitar la constancia con el paz y salvo del Área de Matrícula Financiera para entregar como soporte al programa.

Si la Solicitud es recomendada por el Comité de Programa Académico y aprobada por el Consejo de Facultad, este último enviará al Área de Registro Académico la documentación antes mencionada, para registrar el trámite autorizado en el Sistema de Registro Académico - SIRA.

Reingreso: Autorización para que un estudiante efectúe Matrícula Académica después de que ha dejado de hacerlo por uno o más periodos académicos.

Los estudiantes de Posgrado que hayan sido retirados de la Universidad por bajo rendimiento académico no pueden solicitar reingreso al Programa Académico del cual fueron retirados.

Para solicitar reingreso en las fechas establecidas:

  1. Diligenciar la solicitud en http://admisiones.univalle.edu.co.

El Comité del Programa Académico publica las decisiones en:  http://admisiones.univalle.edu.co.

  1. Consultar si su solicitud fue aprobada, usando la Clave de Acceso (código de estudiante seguido del código del Programa Académico, separados con un guion. Ejemplo: 201812345-3340) y la contraseña que usted se asignó.

Si la solicitud no fue aprobada y desea se le amplíe la información, debe comunicarse con la Dirección del Programa Académico.

  1. Si la solicitud fue aprobada en las fechas establecidas en el calendario académico (ver calendarios), debe:   

 

  1. Descargar en http://admisiones.univalle.edu.co la Constancia de Aprobación e imprimirla. Allí encontrará la información para su Matrícula Financiera y Académica.
  2. Descargar el recibo de pago de Matrícula Financiera en http://matriculafinanciera.univalle.edu.co/ y pagar el valor en las fechas y Bancos estipulados.

Si al realizar la descarga no aparece el recibo de pago, diríjase al Área de Matrícula Financiera. El sistema no le generará su recibo si no se encuentra a paz y salvo financieramente en semestres ya cursados.

  1. Consultar el estado de deudas con todas las dependencias de la Universidad  ver. Para realizar la matrícula académica debe encontrarse a paz y salvo.
  2. Realizar la matrícula académica una vez efectuados los pasos anteriores, así:
  • Con la asesoría del Director de Programa Académico, en el horario que éste establezca.
  • A través del sistema SIRA  ver y registrar su login (7 últimos dígitos de su código de estudiante seguido del código del Programa Académico, separados con un guion. Ejemplo: 1812345-3340). La contraseña es la misma que utilizó para descargar el recibo de pago.

Al Sistema de Información SIRA puede accederse dentro y fuera del Campus Universitario.

Si el estudiante no se matricula financiera y académicamente, el Reingreso será eliminado del sistema de información SIRA y tendrá que hacer una nueva solicitud en el semestre en que desee reingresar.